商科论文：如何写作一篇Memo？教你掌握Memo正确打开方式

Memo（备忘录）是商科专业经常出现的一种写作形式，也会大量运用于商科职业的日常工作中。写好一篇Memo，对商科小伙伴的学习和未来的职业发展都是非常重要的。今天E-convier就来介绍一下Memo写作的正确方法和格式。

Memo的受众和目的

写一篇合格的Memo，首先需要明确文章的受众和写作目的。通常，Memo的写作有两个主要目的：一是引起读者对某个问题的关注，二是提供解决方案。这些目标可以通过向读者传达新的信息（例如政策变更、价格上涨等），或者说服读者采取某种行动（如参加会议、调整生产流程等）来实现。不论具体目标如何，Memo最有效的方式是将写作者的目的与读者的兴趣和需求相结合。

除了明确写作Memo的目的，选择正确的受众也非常重要。首先，要确保接收到Memo的人都是真正需要阅读Memo的人。如果仅是涉及一个人的事情，就不要把Memo发给整个办公室。另外，要确保放到Memo中的材料不要过于敏感，如果信息过于敏感，最好采用面对面的交流或者打电话。Memo最适合发给少量至中等数量的人来沟通公司或工作目标。

Memo的结构

1）Heading Segment 标题
标题部分的基本形式：
TO：（readers’ names and job titles）阅读者的姓名和职位名称
FROM：（your name and job title）你（写作者）的姓名和职位名称
DATE：（complete and current date）当下的时间
SUBJECT：（what the Memo is about, highlighted in some way）Memo的主题

注意事项：
要使用正确的全名和职位名称来称呼Memo的阅读者。避免仅使用名字或者不正式的日常称呼。
标题要具体而简洁。例如，“Clothes”就太过于空泛，“Fall Clothes Line Promotion”就能让人一目了然，了解这篇Memo的主题。

2）Opening Segment 开篇
Memo的首段通常是用来表明这篇Memo的目的，包括Memo的目的、简要的背景、问题以及具体的任务分配介绍。阐明Memo的目的能够帮助读者了解阅读这份文件的原因。首段介绍要简洁，一般是一个短的段落的长度。

3）Context 背景
背景指的是某个事件、环境或者你正在解决的问题的背景。你可以用一段或者几句话来阐述背景和问题，但通常使用一句话的开头部分来解释背景就足够了，例如：“Through market research and analysis…”

4）Task Segment 任务
一篇Memo的关键部分之一就是对任务的陈述。在任务陈述部分，你应该描述你正在做什么来帮助解决问题。如果行动是被要求的，你的任务陈述部分应该用类似这样的句子开头：
“You asked that I look at …”

如果你想解释你的意图，可以这样说：
“To determine the best method of promoting the new fall line, I will….”

注意任务陈述部分只需包含决策者需要的信息，同时要让人相信确实有问题存在。无需赘述不重要的细节。这就要求你对所有的情况有足够清晰的了解，并对Memo写作做好充足的计划。

5）Summary Segment 总结
如果你的Memo超过一页，可能需要加入一段简短的总结部分，但总结的篇幅不宜过长。对于较短的Memo，通常不需要添加总结。在总结部分，你应简洁地重申你的主要建议，帮助读者迅速把握Memo的核心内容。你也可以在此部分提及所采用的方法和研究过程中使用的信息来源，以进一步支持你的论点。

6）Discussion Segment 讨论
讨论部分是整篇Memo中最为关键的部分，它包含了所有支持你观点的细节。通常，这部分会以最重要的信息开头，例如关键发现或建议等。内容陈述应从概括性的内容开始，然后逐步展开，提供具体的事实和支持性数据。讨论部分的核心是提出有力的观点、事实和研究结果，以此来支持你的论证，并说服读者采取你所建议的下一步行动。如果这部分写得不充分或不清晰，整篇Memo的效果将大打折扣，无法达到预期的目的。

(7）Closing Segment 结束
在读者充分接收了你提供的所有信息后，你需要以一个彬彬有礼的结尾阐述你想要读者采取何种行动，并结束全篇。写作之前，要认真考虑读者如何从你建议的行动中获益，以及你怎样能让这些行动更加简单。例如可以说：“I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and follow through on any decisions you make. ”

8）Necessary Attachments 必要的附录
在必要时，你要记录下你的发现或者提供细节信息，比如在Memo最后附加俩表、图表、表格。同时记得在Memo中引用你的这些附录内容，并加注提示文末的附录文件，例如：Attached: Focus Group Results, January- May 2007

Memo的正确格式

Memo的格式应遵循常见的商业写作规范。通常，一篇Memo的长度为1到2页，采用单倍行距并左对齐。新的段落之间应空一行，避免使用首行缩进。由于商业材料需要简洁明了，最好通过小标题和列表来提升可读性。

小标题：为了帮助读者更清晰地理解Memo，可以在总结部分和讨论部分加入小标题。小标题应简短、直接，并能概括该部分的核心内容。小标题的内容应与首段中的目的陈述相一致。

列表：为了提高可读性，尽量将要点和细节以列表形式呈现，而非长段落描述。这不仅有助于抓住读者的注意力，还能帮助他们更好地记住信息。使用列表也能使Memo更为简洁、直观。

各部分篇幅：
Header标题：1/8
Opening，Context and Task开篇、背景和任务：1/4
Summary, Discussion Segment总结、讨论部分：1/2
Closing Segment, Necessary Attachment结束部分及必要的附录：1/8
注意：以上仅是建议的篇幅分配，写作时可根据具体情况灵活调整。

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